Smartcard

Aufgaben

Einführung der 2-fach Authentifizierung (SmartCard) im Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA). Wir übernahmen die Leitung des SmartCard-Rollouts inklusive Rolloutteam.

Gemäss Bundesratsbeschluss benötigen alle Bundesangestellten mit Zugriff auf das Bundesnetzwerk eine 2-fach Authentifizierung (Smartcard) für die Identifizierung am Netz. Die Mitarbeitenden des EDA mussten initial mit einer Smartcard inkl. Zertifikaten der Klasse B gemäss Vorgaben der SwissGov-PKI ausgerüstet werden. Die Mitarbeitenden des EDA sind weltweit tätig. Etwa ein Drittel des Personals arbeitet in Bern oder an anderen Schweizer Standorten, zwei Drittel sind weltweit in Botschaften, Kooperationsbüros oder im Rahmen der humanitären Hilfe im Einsatz. Für das initiale Ausrollen von über 5000 Smartcards standen knapp 5 Monate Zeit zur Verfügung. Die Smartcards wurden nach zwei unterschiedlichen Prozessen abhängig von Inland oder Ausland ausgestellt. Diese Prozesse wurden zuerst in einem Pilotversuch getestet, während dem parallel die Systeme noch angepasst und sonstige Vorarbeiten geleistet wurden. Während dem Rollout wurden die Karten fürs Inland an einem zentralen Office ausgestellt. Im Ausland galt ein mehrstufiger Prozess in enger Zusammenarbeit mit den Aussenstellen. Dabei gab es laufend neue Erkenntnisse und Änderungen, die aufgenommen und angewendet werden mussten. Auswirkungen von Systemproblemen hatten direkte Auswirkungen auf die Mitarbeitenden und erforderten schnelles und flexibles Handeln.

Am Ende wurden die Rolloutprozesse in den Betrieb überführt. Zum einen lagen die Herausforderungen an den heterogenen Systemen, die alle für das Zusammenspiel mit der Smartcard bereitgemacht werden mussten. Dazu kam die organisatorische Vielfalt. Obwohl ein Bundesamt, teilt es sich intern in sehr unterschiedlich arbeitende Organisationseinheiten mit jeweils eigenen Betriebsprozessen auf. In diesem Umfeld in kürzester Zeit über 5000 Smartcards auszurollen und einheitliche Betriebsprozesse für die Smartcard einzuführen war sehr anspruchsvoll.  Zum anderen beeinflusste die Smartcard-Pflicht die Arbeitsgewohnheiten jedes einzelnen Mitarbeitenden sowie auch die Abläufe in den Aussenstellen. Da die Vorgaben für alle galten, betraf dies auch Botschafter, Staatssekretär und Bundesrat. Entsprechend wichtig war die Betreuung der verschiedenen Stakeholder.